Wat je moet weten voordat je een Lean traject begint!

Steeds meer mensen en organisaties gaan werken met Lean. Soms gebruiken ze hier een paar tools in hun werkwijze, soms is Lean onderdeel van de cultuur binnen de organisatie. Maar wat maakt het Lean traject nu zo interessant? En wat moet je doen om zelf Lean te gaan werken?

Wat is een Lean traject?

Het idee van een traject is dat je een weg of route aflegt (of een deel ervan). Een kenmerk van een traject is dat deze een duidelijk begin en eind heeft. Dit verschilt wat met het Lean traject. Waar het wel een route is naar het Lean werken, heeft het geen duidelijk start- en eindpunt. Het is een manier van werken die onderdeel wordt van de organisatie.

Het continu verbeteren is één van de principes van Lean. Het elke dag streven naar perfectie. Het doel van Lean is vaak concreet en gebaseerd op klantwaarde. Alle processen worden elke dag zo goed mogelijk afgestemd op het creëren van zoveel mogelijk waarde voor de klant.

Een ander traject, of een gedachtegang, is Operational Excellence, hierbij streef je naar het zo goed mogelijk werken voor de klant. Er wordt hiervoor vaak Lean (Six Sigma) gebruikt. Bij Lean werk je met vijf principes (waarde bepalen, waardestroom inzichtelijk, creëer flow, creëer pull en continu verbeteren). Deze principes lopen constant door. Bij Lean Six Sigma gebeurd dit met behulp van een DMAIC-structuur.

Maar waarom?

Bij de Lean filosofie staat de klant centraal, er wordt voortdurend gekeken hoe processen verbeterd kunnen worden en hoe je de klant tevreden kan houden. Als een organisatie besluit Lean te gaan werken, is hier vaak een aanleiding voor. Dit kan zijn als bijvoorbeeld de concurrentie toeneemt of de klanten niet zo tevreden zijn als je zou willen.

De klant is de reden dan een organisatie blijft bestaan. Als de klanttevredenheid afneemt, dan is er een verschil in wat het bedrijf levert en waar de klant behoefte aan heeft. Het is dus erg belangrijk om te weten wie je klant is en hoe je aan zijn verwachtingen voldoet. Om hier mee aan de slag te kunnen, moeten de processen geoptimaliseerd worden en de oorzaken voor de ontevredenheid van de klant worden gevonden. Maar als je dit hebt bereikt, betekent het niet dat je dan klaar bent. Wensen van de klanten veranderen weer over tijd, daarom zal je continu moeten blijven verbeteren.

Vier stappen van een Lean traject

Strategie: dit is een concretere vertaling van de missie en de visie. Het weergeeft de ambities van je organisatie. De klantwaarde vormt deze strategie. De strategie geeft de richting aan voor wat de organisatie moet bereiken. Dit moet dan vervolgens overgebracht worden naar de werkvloer. Hiervoor moet je de strategie in concrete doelstellingen definiëren (KPI’s).
Communicatie: het overbrengen van het Lean traject binnen de organisatie. Zowel het management als de werknemers moeten weten wat Lean is, waarom je het gebruikt, wat je ermee wilt bereiken en hoe dat bereikt kan worden. Zonder concrete, goed gecommuniceerde doelen wordt de kans op een geslaagd Lean traject bijzonder klein. Iedereen binnen de organisatie moet weten hoe ze mee kunnen helpen of bij kunnen dragen aan het Lean traject.
Management: het is belangrijk om een goed management te hebben. Zij hebben de motiverende en coachende rol in het Lean traject. De projectleiders zijn vaak de Green Belts. De programmamanagers zijn Black Belts en kunnen het overzicht houden over de verschillende Green Belt projecten. Het doel van alle Belts is de Lean gedachte overbrengen op de werkvloer en zorgen dat iedereen via de Lean filosofie gaat werken en denken. Hierdoor kan je zo goed mogelijk aan de klantwens voldoen als organisatie.
Maak de juiste keuzes: vooruitgang boek je door de juiste projecten te kiezen om te verbeteren. Deze projecten moeten op één lijn liggen met de doelstellingen en de strategie van de organisatie. Met Lean kan je kleine successen heel gemakkelijk en snel behalen. Je kan hier bijvoorbeeld de 5S of dagstart tools voor gebruiken. Bij de dagstart bespreek je de doelstellingen en maak je deze bespreekbaar en visueel voor iedereen. Tijdens dit gesprek komen vaak initiatieven voor verbeteringen. Het management begeleid dit en moet hieruit de juiste keuzes maken.

Vol blijven houden

Je wilt de vijf principes in je Lean traject blijven herhalen. Dat het Lean werken zich dus in de cultuur van je bedrijf gaat wortelen. Een startpunt hiervoor is om de werkvloer een Yellow Belt training aan te bieden. Als ze worden opgeleid met de basiskennis van Lean kunnen ze volwaardige projectleden worden van het Lean traject.