SIPOC: Wat, waarom en hoe?

Het is belangrijk dat je van een proces weet wat en wie hier invloed op heeft. Je kan hier inzicht in krijgen met behulp van een SIPOC. De SIPOC komt oorspronkelijk van de Total Quality Mangagement. Met deze tool kan je het proces dat je wilt gaan verbeteren in kaart brengen om het bereik ervan te kunnen bepalen. SIPOC staat voor vijf componenten:

Supplier
Input
Process
Output
Customer

Deze vijf componenten werk je globaal uit om inzicht te krijgen op de betrokkenen bij het proces. De leverancier levert de input voor een stap in het proces en de output gaat naar de klant toe. Deze output moet voldoen aan de eisen van de klant, of deze overtreffen.

Maar waarom een SIPOC?

Met de SIPOC bepaal je het bereik van je project. Je krijgt hiermee inzicht in de stappen van een proces, wie de leveranciers en de klanten zijn en welke input zij leveren of output die zij ontvangen. Dit kan je helpen keuzes te maken in welke processtappen verbeterd gaan worden. Daarnaast geeft de tool ook inzicht op de betrokkenen van het proces; wie heb je nodig om meer te weten te komen en wie hebben belang bij het proces?

Hoe ga je ermee aan de slag?

Op het begin is het belangrijk duidelijk te krijgen wat de betrokkenen nu precies belangrijk vinden om te verbeteren in het proces. De volgende stappen, vragen en informatie kunnen hierbij helpen:

Teken de structuur van de SIPOC op een groot stuk papier en neem genoeg post-its mee (de template is hieronder te downloaden).
Bepaal wat de input is, dit kan bijvoorbeeld gaan om een telefoontje van een klant of de levering van de producten. Vaak gaat het hier om zelfstandige naamwoorden.
Leg vast wie de input levert, dit is de Supplier.
Kijk wat het eerste is wat er met deze input gebeurd, dit wordt dan ook de eerste stap in de SIPOC.

SIPOC

Download een lege template van de SIPOC:

Als je dit hebt gedaan kan je de volgende stappen uit gaan voeren zodat je tot een eindresultaat komt:

Kijk om welke resultaten het precies gaat, welke output.
Zoek uit wie deze output ontvangt. De ontvanger van de output is de klant. De klant stelt bepaalde eisen aan de output. Dit kan gaan over de kwaliteit, maar ook de snelheid van de levering en de manier waarop de output geleverd wordt.
Daarna is het belangrijk om te kijken wat er precies gebeurd bij de input. Als de input kwalitatief goed is kan de output goed verwerkt worden, maar zo niet dan gaat deze ook niet beter worden.

Wanneer ben je klaar?

Als je het gevoel hebt dat je SIPOC af is, kijk dan nog even naar het aantal stappen in het proces. Meestal is deze goed om af te stellen op maximaal zeven stappen, anders wordt het bereik te breed. Je werkt het proces alleen in de hoofdlijnen uit, als je later het proces dieper induikt komen er veel meer stappen in het proces naar voren. Als je meer dan zeven stappen hebt is het belangrijk een keuze te maken voor een bepaald gedeelte van het proces.

Vijf redenen waarom je de SIPOC moet blijven gebruiken:

Het maakt het gesprek over het proces visueel. De visualisatie geeft structuur aan het gesprek en zorgt voor discussie over het proces. De template die hierboven te downloaden is kan helpen bij dit proces.
Het creëert wederzijds begrip van het proces. Als je het proces gezamenlijk uitwerkt, zorg je dat jullie het ook beiden hetzelfde gaan zien.
Het zorgt ervoor dat je in de Define fase van de DMAIC een duidelijker beeld uitwerkt. Hierdoor kunnen onduidelijkheden in de latere fases worden voorkomen. Deze onduidelijkheden zijn een van de veelvoorkomende problemen in latere fasen, dus het is fijn deze te verminderen.
Het zorgt voor inzicht van de klanten en stakeholders. Als je bepaalde stakeholders negeert kan dit de relatie beschadigen en dit kost dan weer extra tijd (en geld) om dit weer te herstellen.
Het leert je tot de essentie van het proces te komen. Daarnaast ook erg belangrijk, het is gewoon heel leuk om te doen.

Een laatste tip die we willen meegeven is dat de SIPOC niet het doel is, de tool is een middel om een bereik te bepalen waarmee je verder kan.