Lean denken in 6 stappen

Veel organisaties gingen u voor, en halen uit voordelen uit het Lean werken. Lean helpt je de verspillingen uit processen te halen. Het doel is hier om de tijd te verkorten tussen de aanvraag van de klant en het afgeleverde eindproduct. Een belangrijke factor van Lean is dat de klant centraal staat. We leggen in dit artikel uit hoe je kan starten met Lean denken.

Wil je zelf ook aan de slag gaan met Lean? Met deze zes stappen kan je een goede basis kan vormen:

Waarde
Value Stream Mapping
Flow
Pull
Verbetering
Herhaling

De klant wil alleen betalen voor de processen die bijdragen aan zijn wensen. De toegevoegde waarde staat bij het Lean denken centraal. Deze waarde wordt bepaald door de klantbehoeften, en niet door overbodige activiteiten van de producent.

Stap 1: Waarde

Klanten willen een goed werkend product kopen voor een goede prijs. Deze wensen bepalen de waarde. Bij het Lean denken moeten organisaties hun processen dus zo inrichten dat er geen verspillingen plaatsvinden. Helemaal niet als deze in rekening worden gebracht van de klant.

We linken de term ‘waarde’ aan de wensen van de klant. De volgende vragen kunnen helpen om te achterhalen wat de waarde is:

Wat is het probleem van de klant?
Zijn de behoeften van de klant duidelijk?
Wat zijn de voordelen voor de klant en de organisatie?

Stap 2: Value Stream Mapping

Als je de waarde voor de klant hebt bepaald is het tijd voor de tweede stap. Hier ga je het juiste proces definiëren. Dit juiste proces voegt alleen waarde toe aan het product, een proces zonder verspillingen. De Value Stream Map kan hierbij helpen. Deze tool bestaat uit drie categorieën:

Processen die waarde creëren. De stappen in een proces die nodig zijn voor de vormgeving van het product en deze dichter bij het eindproduct te brengen.
Processen die geen waarde toevoegen, maar wel essentieel zijn. Denk bijvoorbeeld aan transport, wachttijden en controles.
Processen die geen waarde toevoegen en niet nodig zijn. De verspillingen in een proces.

Niet alle processen die geen waarde toevoegen zijn dus verspillingen. Wel is het belangrijk deze delen te evalueren en verbeteren. Hiervoor is het handig een Value Stream Map te maken. Hier ga je elke stap in het proces bekijken om te beslissen in welke van de drie categorieën deze valt.

Vragen die kan stellen bij deze stap zijn:

Wat voor problemen heb je gevonden die een negatieve invloed zijn op het proces?
Kan je achterhalen waar deze problemen vandaan komen?
Wat voor impact hebben deze problemen op de klant?

Stap 3: Flow

Nadat de verspillingen in je proces hebt gevonden en hebt verwijderd kan je door naar de derde stap. Hier leg je de focus op een snelle doorstroom van de producten (flow). Je kan dit bereiken door het proces stap voor stap door te lopen en alle afstanden die het product legt te noteren. Alle overbodige afstanden kan je vervolgens verwijderen of aanpassen. In deze stap wordt de 5S methode vaak gebruikt. Het 5S model helpt je bij het organiseren van de werkplek. De stappen van deze methode zijn als volgt:

Sorteren
Structureren
Schoonmaken
Standaardiseren
Systematiseren

Evaluatievragen die je bij deze stap kan stellen:

Is het (eventueel overbodige) transport in kaart gebracht?
Heb je alle stappen die geen waarde toevoegen gevonden en verwijderd?
Heb je de 5S methode op de juiste manier geïntegreerd?

Stap 4: Pull

Door de eerste drie stappen toe te passen zorg je voor meer productie binnen de organisatie. Je zorgt dat elke stap in het proces waarde toevoegt aan het eindproduct. Maar meer productie leidt tot meer voorraad. En voorraad is een van de acht verspillingen van Lean. De voorraad ontstaat door de nog niet verkochte producten. Deze wachtende producten nemen ruimte in en zorgen voor verspilling.

Je kan dit oplossen door de voorraad te beperken of de afname van de producten te verhogen (pull). Als je het productiesysteem zo aanpast dat de voorraad gelijk staat aan de vraag, ga je de verspillingen tegen. Dit wordt ook wel het ‘pull-systeem’ genoemd: je vervangt of produceert alleen dat wat al verkocht is.

Stap 5: Verbeteren

Een belangrijk onderdeel van de Lean gedachte is continu verbeteren. Als organisatie is het belangrijk om hiernaar te streven. Het doel is om het perfecte systeem op te zetten voor het product dat je organisatie levert. Dit wordt ook wel Kaizen genoemd.

Stap 6: Herhalen

Als alle vorige stappen zijn geïmplementeerd kan je dit bevestigen. Je kan evalueren wat de vooruitgang precies is en kijken of hetzelfde kan worden gedaan voor andere processen. Een voordeel van dit proces is dat je de tijd die je eerst gebruikte voor het analyseren kan reduceren in volgende processen.